Privacyverklaring

Je privacy bij Vertaalbureau.nl en op deze website

Bij Vertaalbureau.nl vinden we het belangrijk om correct om te gaan met je privacygevoelige gegevens. We verwerken en beveiligen persoonsgegevens zorgvuldig en houden ons aan de relevante wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring leggen we, in hopelijk heldere taal, uit welke persoonsgegevens we verwerken, en met welke doel.

Merk op dat in onze Algemene Voorwaarden een omvangrijke (en meer formeel verwoorde) Privacybepaling is opgenomen (artikel 12), die in geval van onderlinge tegenstrijdigheid voorrang heeft boven deze Privacyverklaring.

1. Actief verstrekte persoonsgegevens

Welke gegevens beschouwen wij als actief verstrekt, en wat kunnen wij ermee doen?

Persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt, zijn de gegevens die wij direct (per e-mail) van je ontvangen – meestal naam, e-mailadres en adres en telefoonnummer van je bedrijf. Deze gegevens verstrek je ook door het offerte- of contactformulier op onze website in te vullen en te verzenden.

Door deze gegevens te verstrekken, verleen je ons toestemming te volgende dingen te doen:

  • offertes maken
  • vertalingen en andere diensten voor je uitvoeren
  • je informeren over nieuwe diensten
  • marktonderzoeken uitvoeren
  • je uitnodigingen sturen voor bijeenkomsten

Wil je géén toestemming geven voor het gebruik van een of meerdere van bovenstaande doeleinden, dan kun je te allen tijde je toestemming intrekken. Dat kan door verzending van een mail met als onderwerp ‘intrekking toestemming’ naar ons e-mailadres info@vertaalbureau.nl.

2. Mogelijk privacygevoelige informatie die wij kunnen opslaan bij een bezoek aan onze website

Wat kan er op privacygebied gebeuren als je deze website bezoekt? Naast de gegevens die je mogelijk actief verstrekt via een van de online formulieren (zie onder (1)), wordt op verschillende manieren informatie verzameld.

Log

Allereerst worden voor het optimaliseren van de gebruikerservaring gegevens automatisch in een log opgeslagen en verwerkt: datum en tijdstip van oproepen, url van de oproep, zoekopdracht (indien van toepassing), IP-adres, gebruikte browser (user agent), de verwijzende pagina (referrer), slagen of mislukken van de oproep (http-statuscode), grootte van de ontvangen en verzonden gegevens, en http-protocol.

Deze gegevens worden na hooguit 48 uur automatisch gewist. De verwerking van deze gegevens is om technische redenen nodig om de dienst beschikbaar te kunnen stellen.

Cookies

Bij bezoeken aan deze webpagina’s worden incidenteel cookies gebruikt. Cookies worden in je browser opgeslagen om de kwaliteit van de service te verhogen. Bij de gebruikte cookies gaat het om zogenaamde “session cookies”, die na afsluiting van je browser automatisch hun geldigheid verliezen en afhankelijk van de in je browser ingestelde methode verwijderd worden.

Je kunt het gebruik van cookies aanpassen bij jouw cookieinstellingen of verhinderen door dit in je browser in te stellen. Dit kan er echter toe leiden dat de functionaliteit van de webpagina’s wordt beperkt.

Speciale diensten voor optimalisatie en sales- en marketingdoeleinden

Wij gebruiken daarnaast nog diensten om het gebruik van onze website te monitoren, zodat we deze kunnen optimaliseren, en om sales- en marketinginformatie te verkrijgen: Google Analytics, SalesFeed en Hotjar. Deze diensten plaatsen cookies. Bij de cookieinstellingen kun je aanpassen welke cookies je wilt accepteren.

Google Analytics

Google Analytics verzamelt geaggregeerde gegevens over hoe bezoekers onze website gebruiken. Daarbij kun je denken aan de pagina’s die men bezoekt en hoeveel tijd ze op een pagina hebben doorgebracht. Wij hebben Google geen toestemming gegeven om deze Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.

De gegevens die door Google worden verzameld, worden opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens wordt gewaarborgd. Bekijk voor meer informatie het Privacybeleid van Google Analytics.

SalesFeed

SalesFeed koppelt IP-adressen aan openbare bedrijfsgegevens, waaronder de namen van bij jouw bedrijf werkzame medewerkers. Dit gebeurt uitsluitend als je vanuit een bedrijfsnetwerk browst. Wij kunnen dus, als je cookies hebt geaccepteerd, weten dat iemand vanuit jouw bedrijf onze website heeft bezocht, zonder echter te weten dat jij dit was.

Hotjar

Hotjar is mousetrackingsoftware. Hiermee kunnen we zien hoeveel tijd bezoekers doorbrengen op de website, welke pagina’s zij bezoeken, waar men op de pagina klikt, tot hoe ver men scrolt en wat de muisactiviteit van de bezoeker is. Hotjar verzamelt daarnaast de volgende informatie van bezoekers: het apparaattype (desktop, tablet of gsm), de beeldschermresolutie, de webbrowser en het besturingssysteem. Deze informatie gebruiken we om de data die door Hotjar verzameld wordt makkelijker te kunnen analyseren. Informatie die door de gebruiker wordt ingevuld (voorbeeld: contactformulieren), wordt niet door Hotjar verzameld of opgeslagen. Alle ingevoerde karakters worden automatisch vervangen door een asterisk (*), zodat jouw privacy wordt gewaarborgd.

We kunnen Hotjar gebruiken voor online vragenlijsten over het gebruik van onze website. Indien je hiervoor in aanmerking komt, verschijnt er een Hotjar Feedback label waar je indien gewenst feedback kunt geven over onze website. De informatie die je hier opgeeft, zullen we enkel gebruiken om het gebruik van onze website te analyseren en om onze website te verbeteren.

Hotjar maakt gebruik van cookies om bijvoorbeeld aan te geven of een bezoeker opgenomen dient te worden in een steekproef. De meeste van deze cookies blijven 1 jaar geldig en worden daarna automatisch verwijderd. Indien je deze cookies niet wilt accepteren, dan kun je dit aanpassen in jouw cookieinstellingen.

De gegevens die door Hotjar worden verzameld, worden opgeslagen op servers in Malta. Malta behoort tot de Europese Economische Ruimte (EER). De verwerking van uw gegevens door Hotjar blijft binnen de EU, waarbij Hotjar zorg draagt voor het waarborgen van een beschermingsniveau dat voldoet aan de Europese wet- en regelgeving. Bekijk voor meer informatie het Cookiebeleid van Hotjar.

Remarketing

We maken gebruik van remarketing met Google AdWords, LinkedIn en Facebook in onze advertenties. Je kunt hiervoor geselecteerd worden indien je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van jouw gegevens voor marketingdoeleinden. Remarketing houdt in dat onze advertenties aan jou op andere websites worden getoond op basis van de informatie over jouw eerdere bezoek(en) aan onze website.

Google, LinkedIn en Facebook zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Deze bedrijven zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens wordt gewaarborgd. Bekijk voor meer informatie de instellingen voor advertenties van Google en het cookiebeleid van LinkedIn en Facebook.

3. De beveiliging van je persoonsgegevens

Voor de beveiliging van je persoonsgegevens gelden specifieke privacy-eisen voor onze medewerkers en freelancers. Zij dienen voor indiensttreding c.q. aanvang van hun contract een geheimhoudingsverklaring in te dienen.

Bovendien wordt gezorgd voor de beveiliging van je persoonsgegevens door het principe van ‘need to know’ bij de uitvoering van een dienst te hanteren en alleen die personen toegang tot je persoonsgegevens te verstrekken die ook feitelijk aan je verzoek werken.

Medewerkers en freelancers zijn eveneens verplicht om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens (een datalek) zo spoedig mogelijk te melden.

Je persoonsgegevens zijn zowel schriftelijk als digitaal ten minste beveiligd volgens de minimale wettelijke eisen. Daarnaast zullen je persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig is, tenzij er een wettelijke verplichting is om deze persoonsgegevens langer te bewaren. Wanneer je persoonsgegevens niet langer nodig zijn, zullen je persoonsgegevens worden vernietigd.

Verlies van je persoonsgegevens

Vertaalbureau.nl heeft maatregelen genomen om een (eventueel) verlies van persoonsgegevens (een datalek) tot een absoluut minimum te beperken. Mocht er, ondanks alle genomen maatregelen, toch een datalek ontstaan, waarbij je persoonsgegevens verloren zijn geraakt en ernstige schade in je persoonlijke levenssfeer valt te verwachten, dan zullen wij je daar terstond over informeren.

4. Privacygevoelige gegevens in documenten die wij voor je verwerken

In documenten die je ons toestuurt, om deze te laten vertalen, om een offerte aan te vragen, of om andere redenen, kunnen privacygevoelige gegevens staan. Ten aanzien van deze privacygevoelige gegevens geldt de Privacybepaling in onze Algemene Voorwaarden (Artikel 12).

Het is aan jou de categorie te bepalen Stuur je ons documenten toe zonder bericht gaan wij ervan uit dat we ten aanzien van deze documenten géén speciale maatregelen moeten nemen, omdat zij volgens de Privacybepaling in onze Algemene Voorwaarden (Artikel 12) deze vallen onder Categorie 3: normaal risico.

Als wij bij het maken van de offerte merken dat we te maken hebben met documenten die in een hogere risicocategorie vallen, zullen we hierover contact met je opnemen.

5. Je rechten onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Via info@vertaalbureau.nl kun je gebruik maken van je rechten als betrokkene onder de AVG. Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

  • recht op inzage van je persoonsgegevens
  • recht op verwijdering
  • recht op correctie of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens
  • recht op dataportabiliteit

Wij zullen je verzoeken binnen de wettelijke termijn behandelen en maken gebruik van de wettelijke mogelijkheden om je verzoek(en) in te willigen of af te wijzen. Bij een afwijzing van je verzoek zullen wij dat motiveren.

6. Klachtenprocedure

Wij doen ons uiterste best om dit reglement naar behoren uit te voeren. Als je toch vindt dat deze privacyverklaring in de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, kun je een klacht indienen via info@vertaalbureau.nl.

Ook kun je je bij ontevredenheid over de afhandeling wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.